O Secretário Executivo de uma associação, como a UBRAPI, é o responsável por dar suporte administrativo e operacional à entidade, garantindo que as decisões dos órgãos de administração sejam organizadas, documentadas e executadas adequadamente.
Principais atribuições
Apoiar a administração da associação, auxiliando o Conselho de Administração, a Diretoria ou outro órgão previsto no estatuto.
Executar e acompanhar as decisões administrativas tomadas pelos órgãos competentes da associação.
Organizar reuniões, incluindo convocação, elaboração de pautas, preparação de documentos e acompanhamento das deliberações.
Elaborar e manter atas, relatórios, comunicados e documentos administrativos, garantindo a organização do arquivo institucional.
Manter atualizados os registros da associação, incluindo cadastro de associados, documentos institucionais e informações administrativas.
Administrar a comunicação interna, transmitindo aos associados e aos setores responsáveis as decisões e orientações aprovadas pela administração.
Receber e encaminhar solicitações dos associados, direcionando cada demanda ao órgão ou responsável competente.
Acompanhar prazos e obrigações administrativas, evitando que decisões, documentos ou procedimentos importantes sejam esquecidos.
Auxiliar na organização de eleições, assembleias e processos internos, quando essas atividades estiverem previstas no estatuto ou determinadas pelo órgão competente.
Preparar relatórios administrativos, sempre que solicitados pelo Conselho de Administração ou pela autoridade competente.
Zelar pelo cumprimento do estatuto e dos regulamentos internos, dentro dos limites de sua competência.
Manter sigilo sobre informações institucionais e dados dos associados, observando a legislação aplicável sobre proteção de dados.
Representar administrativamente a associação quando formalmente autorizado, sem assumir competências que pertençam exclusivamente ao Conselho, à Presidência ou à Assembleia Geral.
Em termos práticos
O Secretário Executivo funciona como um elo operacional entre a administração, os associados e a estrutura administrativa da associação. Ele não deve substituir o órgão que possui poder de decisão.
Sua função principal é organizar, executar, acompanhar, documentar e fazer funcionar administrativamente aquilo que foi deliberado pelos órgãos competentes.
Para uma associação administrada por um Conselho de Administração, em vez de uma presidência individual, o cargo pode ser especialmente importante, pois o Secretário Executivo pode atuar como responsável pela execução administrativa das decisões formalmente aprovadas pelo Conselho, sempre respeitando as competências estabelecidas no estatuto.
Jornalista Léo Vilhena | Secretário Executivo | 2025 – 2030
